Employabilité épisode n°2 : La To-Do List

Après la présentation de la méthode Pomodoro, nous attaquons son complément idéal pour booster votre productivité : la To-Do List ! Si la majorité d’entre nous utilise une liste des tâches à faire, cet outil est très souvent sous-estimé et sous-utilisé. Après une rapide revue du principe de cette liste, je vous propose donc qu’on voit ensemble comment améliorer votre travail avec quelques conseils pour en tirer les meilleurs avantages. C’est parti pour 5 minutes pour améliorer votre quotidien !

Qu’est-ce qu’une to-do list ?

Je vous vois avoir un sourire narquois à la lecture de cette question… Et pourtant, elle mérite d’être posée.

 

the-fresh-prince

 

Posey comme on dit à Bel Air

A la base, c’est la liste des choses que vous devez réaliser. Comme cette définition ne suffira qu’à ceux d’entre vous qui ne parlent pas anglais, je vais ajouter ma propre définition :
La To-Do List est un outil de  hiérarchisation, datation et de réalisation des actions que vous avez à accomplir.

J’ai adopté cette définition après avoir constaté que beaucoup de mes amis voyaient dans la to-do list un vrai calvaire : à leurs yeux, elle n’était là que pour leur rappeler la montagne de travail qu’il leur restait à abattre.

Et bien figurez-vous que non, son but n’est pas masochiste.
La to-do list doit vous servir à gagner du temps (on est dans l’article du vendredi productivité, vous vous rappelez ?).

Afin que cela soit le cas, vous devez donc pensez à inclure les éléments suivants dans vos To-Do Lists :

1) La hiérarchisation des tâches

Certains travaux sont prioritaires de par le délai imparti, leur importance, ou parce qu’ils sont nécessaires pour la réalisation d’autres tâches. Bref, vous n’y couperez pas, s’il y avait une seule chose à faire aujourd’hui, ce serait de traiter ces tâches-là.

A ce sujet, l’importance est une notion relative : vous pouvez attribuer la priorité à 3 tâches. Pas plus. Pourquoi ? Parce que si vous avez davantage de tâches prioritaires, c’est que vous attachez un ordre de priorité égale à tout ce travail : la hiérarchisation n’a donc pas lieu d’être. Personnellement, je me force à créer cette hiérarchisation pour ne pas me perdre dans le flux de choses à faire.

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :
–  en mettant vos tâches tout en haut de la liste
– en soulignant ou en marquant en couleur
– en mettant un signe attention (c’est ma méthode)
– en écrivant en majuscules.

2) La datation de vos actions
Il est important de dater vos actions pour savoir lesquels vont devenir prioritaires avec le temps. Cela vous permet aussi de ne pas passer à côté de quelque chose parce que ce matin, vous ne vous rappeliez plus quel jour on était.

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :
– inscrire la date de réalisation à gauche de l’action (dans la marge).

– mettre un code couleur selon les semaines de rendu.

3) La description de l’action
Celle-ci doit être synthétique et suffisamment claire pour que vous vous rappeliez de ce que vous devez faire.
Si vous ignorez quoi écrire, pensez au QQOQCP : Qui Quoi Où Quand Comment Pourquoi (le Pourquoi n’est peut être pas nécessaire pour réaliser : logiquement la réponse est « pour bien faire mon travail »).

 

screech

 Screech approves this message

 

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :

– C’est le cœur de votre To-Do list, donc la seule idée utile, c’est de l’inclure ;-).

4°) La durée estimée pour la réalisation de l’action

Avec la méthode Pomodoro, nous avons vu comment fragmenter une tâche en cycles et comment cela vous permettait d’estimer le temps pour réaliser une tâche. Si l’action à réaliser a déjà été surveillée et que vous connaissez sa durée estimative de réalisation, indiquez-la dans la To-Do List. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps.

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :

– Indiquer le temps estimatif de réalisation

– Indiquer le nombre de cycles Pomodoro en les figurant par des carrés ou des traits.

5°) Séparer la To-Do List « absolue » et la To-Do List du jour

Ce point est très important pour améliorer votre productivité.

La To-Do List « absolue » est la liste complète de toutes les tâches que vous avez à faire et que vous connaissez.

La To-Do List du jour découle de celle-ci et ne comprend que les actions que vous devez réaliser aujourd’hui.

Lorsque vous avez accompli la dernière action de votre To-Do List du jour, votre journée est terminée.

Ce point est fondamental pour vous donner le sentiment du travail bien fait et augmenter votre propre responsabilisation vis-à-vis de votre travail. Vous terminerez plus tôt (quelques fois) et plus tard (très souvent) que d’ordinaire au début.

Puis à l’aide de la technique Pomodoro et de l’habitude, vous allez apprendre à mieux gérer vos journées et à en tirer satisfaction. En effet, rien de pire qu’une liste qui n’en finit pas et qui vous donne l’impression de crouler sous le travail : autorisez-vous le sentiment d’accomplissement.

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :

– Faites votre To-Do List Absolue et numérotez les tâches. Chaque matin, rédigez une rapide To-Do List du jour en écrivant les numéros des actions à réaliser.

6°) Intégrer un signe pour signifier les actions accomplies

Ce point m’a beaucoup servi pour développer ma motivation : je mets à droite de chaque action un petit carré dans lequel je fais un check quand l’action est terminée. Cela me donne la sensation de progresser dans mon travail.

 

Vali

 

 

article presque fini : check (non, une action presque finie n’est pas finie)

Trouvez ce qui vous donne la même sensation, et adoptez-le. Je déconseille une seule pratique : n’effacez pas l’action de votre To-Do List. Vous devez gardez une trace de ce que vous faites pour vous déjà, puis pour plus tard, afin de « monitorer » votre travail.

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :

– Le check – copyright DecrocheTonJob

– Surligner l’action en couleur

– Barrer la tâche

– Mettre un smiley à côté de l’action

– Tout autre signe qui vous plaira !

7°) Choisissez le support qui vous plaît le plus

Il y a mille supports pour votre To-Do List : une application smartphone (nous en verrons plus tard), un cahier dédié, un fichier informatique sur tableur ou traitement de texte ou encore des post-its. A vous de choisir celle qui vous plait et qui convient le mieux à votre activité.

Si vous êtes très souvent en déplacement, une application Smartphone peut être la bonne solution. Sauf si vous êtes très souvent à court de batterie au milieu de la journée, auquel cas vous préférerez un petit carnet, etc, etc…

Idées pour l’inclure dans votre to-do list :

Essayez !

Nous avons vu ensemble plein de petites choses pour compléter vos To-Do Lists. Celles-ci ne sont que des exemples pour vous aider à trouver le bon format. En effet, la To-Do List est une chose tellement personnelle que la seule qui vous conviendra pleinement, c’est celle que vous choisirez et avec laquelle vous éprouverez le plaisir du travail bien fait !

Si vous avez trouvé le bon format qui vous convient, n’hésitez pas à le partager avec les autres lecteurs du blog dans les commentaires ci-dessous !

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